Vijf manieren om het slagingspercentage van projecten te verhogen

Operational management, Project Portfolio Management, ppm

Iedere organisatie is er bekend mee: projecten die mislukken. Vaak komt dit door tijdelijke oplossingen voor gesignaleerde problemen en risico’s, waarmee men het projectsucces op de helling zet – met alle desastreuze gevolgen van dien. In dit artikel daarom vijf manieren om het slagingspercentage van projecten te verhogen, en hoe project portfolio management daarbij van pas kan komen. 

1. Focus op wat het project oplevert

Wat is de toegevoegde waarde dat het project oplevert? Hoe gaat de oplevering gebeuren? Welke organisatieveranderingen zijn benodigd? Hoe worden de voordelen van het project gerealiseerd? Beschrijf dit allemaal in een projectplan, zodat daar tijdens de uitvoering op kan worden teruggegrepen. Een project kan namelijk nog zo perfect worden uitgevoerd, maar als de toegevoegde waarde miniem is, is dat zonde van alle bestede middelen. 

2. Scoor alle initiatieven op hun strategische bijdrage

Daarbij is het belangrijk om het project te linken aan de strategische doelstellingen. Formuleer deze doelstellingen, zodat duidelijk is hoe zowel managers als individuele medewerkers met hun werkzaamheden bijdragen. Zonder die strategische vertaling is het lastig om projecten succesvol te selecteren en implementeren. Een goed project portfolio management proces is een uitstekende manier om deze eerste stap te zetten.

3. Maak projectresultaten meetbaar

Een andere manier om medewerkers te betrekken bij projecten, is door resultaten meetbaar te maken. Daarvoor moeten voor aanvang van het project heldere criteria worden opgesteld. Door de scope op voorhand te omlijnen, voorkom je dat het project tijdens de uitvoering iets anders dreigt op te leveren dan gepland. Zogenoemd ‘benefit management’ is een onderdeel van project portfolio management dat daarbij van pas komt: wat wil ik gaan realiseren, en is dit uiteindelijk gelukt? Volg dit structureel op, en evalueer projecten: zo wordt steeds beter in te schatten hoe realistisch een projectplan eigenlijk is.

4. Plan projecten consistent – en voer ze ook op die manier uit

Inadequate planning is een van de belangrijkste redenen waarom projecten out of control raken. Plan daarom helder, en realistisch. Alleen dan kan voortdurend de haalbaarheid van een project worden gecontroleerd. Zijn er wel voldoende resources beschikbaar? Is de planning wel logisch? Door daarvoor een project portfolio management applicatie te gebruiken, is bovendien te zien of de planning wel logisch is, rekening houdend met overige projecten. Creëer en houd zicht op alle geplande, goedgekeurde en lopende projecten en besluitvorming rondom nieuwe initiatieven.

5. Begeleid en motiveer medewerkers binnen projecten

Het spreekt voor zich om projecten te laten uitvoeren door de meest geschikte medewerkers. Projectteams die bestaan uit mensen met de juiste competenties en motivatie betalen zich immers dubbel en dwars terug. Toch is het beter om de beste mensen te spreiden over verschillende projecten, zodat zij andere medewerkers kunnen ondersteunen. Er zijn meerdere projectmethodieken, en de beste manier verschilt per organisatie. Maar wat je ook kiest, investeer in ieder geval in medewerkers: geef regelmatige projectupdates, ga niet micro-managen, en hou overzicht door de status van alle projecten periodiek te monitoren. Zorg bovendien voor een realistische werkdruk, en pas de planning soms aan. Uiteindelijk is dat veel efficiënter dan projecten erdoor blijven drukken. Dat gaat misschien een paar keer goed, maar zorgt op de langere termijn voor problemen.

Leave A Comment