Strategie bepaalt de koers van ieder bedrijf: waar willen we naar toe? Dat klinkt misschien klip en klaar, maar voor veel organisaties blijkt het omzetten van strategie naar resultaten een complexe aangelegenheid. Want hoe maak je die vertaalslag effectief? Project portfolio management kan uitkomst bieden. Met deze vier tips komt elke organisatie van strategie tot concrete resultaten.
Formuleer concrete doelstellingen
Veel medewerkers ervaren een overkoepelende strategie als iets ongrijpbaars. Begin daarom bij het begin: formuleer concrete en meetbare doelstellingen. Daarmee breng je focus aan voor je medewerkers, en hebben zij een richting om in te werken. Niet alleen kunnen ze daardoor duidelijke keuzes maken, maar ze zijn ook op de hoogte van hun voortgang bij het bereiken van de doelstellingen. Het is belangrijk iom deze vertaalslag zorgvuldig uit te voeren, want zo voorkom je dat initiatieven lastig terug gerelateerd kunnen worden aan de strategie van de organisatie.
Zorg voor een voortdurende en regelmatige strategische planningscyclus
Een strategisch planningsproces is niet iets dat na één keer voorgoed af is. Zoiets moet minimaal meerdere keren per jaar, of, afhankelijk van de strategie en organisatie, misschien zelfs wel voortdurend gebeuren. Enkel dan is te waarborgen dat de set aan verschillende projecten en initiatieven in lijn is én blijft met de uitgestippelde strategische koers van de organisatie. Eventuele bijsturing is geen probleem, zolang er dan maar wel snel geschakeld en gecommuniceerd wordt. Anders is het lastig om competitief te blijven.
Creëer inzicht in het projectportfolio…
Een business intelligence (BI)-oplossing is een manier om inzicht in het projectportfolio en de voorgestelde initiatieven te creëren. Zo maak je inzichtelijk wat initiatieven bijdragen aan de strategie, maar ook hoe vergevorderd deze is – zowel operationeel als financieel. Beide brillen zijn nodig om het huidige projectportfolio goed te kunnen evalueren én te kunnen zien wat de impact van nieuwe initiatieven is. Zonder BI-oplossing voor geavanceerde data-analyse is het moeilijk om project portfolio management succesvol uit te voeren.
…maar ook voor medewerkers!
Maar bedenk daarbij wel: inzicht moet gelden voor elke medewerker binnen de organisatie of het bedrijf. Communiceer open en transparant, en maak het voor hen gemakkelijk om het projectportfolio in te zien. Zo kunnen ze te allen tijde kijken wat de status van hun project is, maar ook zien op welke manier het bijdraagt aan de overkoepelende strategie. Dat inzicht helpt bij het plannen van hun werkzaamheden, maar enthousiasmeert tegelijkertijd ook: als mensen zien waarom bepaalde initiatieven worden uitgevoerd, is ook veel duidelijker welk steentje ze bijdragen. Dat is een uitstekende motivator.