De projectportfolio-jaarplannen zijn achter de rug, het budget is goedgekeurd, projecten worden uitgevoerd. Kortom, 2020 is begonnen en de vraag rijst: hoe zorg jij dat het plan op schema blijft? Hoe hou je het overzicht, waar haal je jouw informatie vandaan en hoe stuur je zodat het plan ook werkelijkheid wordt? Of nog, dat het plan tijdig bijgestuurd wordt als er nieuwe ontwikkelingen zijn waar jouw organisatie tijdig op moet inspringen?
Perfecte uitvoering van verkeerde projecten…
Waar het afgelopen decennium enorme aandacht is geweest voor project management en zorgen dat een project goed uitgevoerd werd, is er onvoldoende aandacht geweest voor het uitvoeren van de juiste projecten. Leuk dat er fors is geïnvesteerd in project management methodieken (en dat is ook broodnodig), maar hoe pijnlijk als achteraf blijkt dat de focus op de verkeerde projecten lag. Is het niet veel logischer om eerst te zorgen dat het management de pijlen richt op het kiezen van de beste set aan projecten, dan om te zorgen dat in sommige gevallen de verkeerde projecten feilloos worden uitgevoerd?
Het overzicht ontbreekt
Ook in organisaties die met gespecialiseerde project management applicaties werken, is het overzicht niet altijd centraal uit het systeem te krijgen. Hoe dat komt, ligt vaak aan de verschillende type projecten die worden uitgevoerd. Kleinere projecten worden soms ad hoc opgepakt en nergens geregistreerd. Andere projecten zijn agile en worden “omdat ze agile zijn” onvoldoende gestructureerd opgepakt. Nog andere projecten worden in excel, sharepoint of een specifieke project management applicatie opgevolgd. Maar alles centraal? Dat blijft bij veel organisaties een utopie. En dat moet anders, want dan pas ben je in staat om het portfolioplan op te volgen.
Investeer in centrale informatie
Project portfolio management is helaas nog te onderbelicht terwijl dat het antwoord is om het portfolioplan goed op te kunnen volgen. Enerzijds zorgt een goed project portfolio management proces dat de juiste keuzes worden gemaakt. Anderzijds geeft het inzicht in hoe het lopende projectenportfolio ervoor staat zodat er tijdig bijgestuurd kan worden. Daarvoor is centrale informatie nodig. Alle projecten, groot of klein, agile of waterval horen bekend te zijn in één systeem. Een plaats waar de projecten altijd worden vermeld en waar een aantal gegevens minimaal bekend zijn. En voor de duidelijkheid, dat hoeft géén project management applicatie te zijn.
Geen micromanagement aub
Wat nodig is, is informatie over welke projecten er lopen, in welke fase ze zijn, wat de high level planning is, hoe de voortgang is en of er issues zijn. En dat hoeft niet tot op het laagste detailniveau. Een maandelijke status rapportage die elke project manager in 10 minuten tijd kan invullen, is voor de portfolio opvolging voldoende. Het gaat om het uitvragen van de relevante gegevens. Heb je nood aan de gedetailleerde projectplanning van alle individuele projecten? Is het inzicht in de geschreven uren cruciaal om je portfolio te kunnen managen? Nee. Focus op wat je nodig hebt en zorg dat die data centraal wordt ingevoerd.
Betrek de project managers
Centrale informatie vraagt discipline. Als je het jaarplan echter wil uitvoeren zoals gepland, dan ontkom je niet aan het centraliseren van deze informatie. Betrek dan ook je project managers. Zorg dat ze maandelijks hun project bijwerken in de centrale applicatie. Spreek af wat ze moeten bijwerken. Een minimum zal de status rapportage zijn waardoor de portfolio verantwoordelijke kan opvolgen of er zorgpunten zijn. Maar vooral, hou het beheersbaar. Opnieuw, focus op de informatie die van belang is om een projectenportfolio te beheren.
Zet de stap!
Of je aan de slag gaat met project portfolio management is niet langer de vraag maar wanneer. Wil je succesvol het jaarplan uit kunnen voeren? Investeer in een centrale applicatie en richt een simpel project portfolio management proces in om te starten. Start met het creëren van het overzicht en werk vanuit daar om gradueel het ppm proces verder te professionaliseren.
Over bizztracker
Bizztracker ondersteunt met inzicht in en het beheren van het projecten portfolio om strategie te vertalen naar concrete resultaten. Voor het opvolgen van het projectenportfolio bieden we functionaliteit die in te richten is op jouw specifieke behoefte. Voor het operationeel managen van het projectenportfolio vind je portfolio overzichten die in één oogopslag inzicht geven in de stand van zaken. Als niche speler richten we ons op wat jij nodig hebt om de projectenportfolio(‘s) te kunnen managen. Meer weten? We staan je graag te woord.