ppm, Project Portfolio Management, Strategic Planning

Hoe OGSM en project portfolio management verbonden zijn

Het vertalen van de strategie naar concrete resultaten is uitdagend. Want hoe zorg je dat iedereen in jouw organisatie begrijpt wat de strategie voor hen betekent? Om die vertaalslag te maken zijn er verschillende kaders ontwikkeld, zoals Hoshin Kanri, OKR en OGSM. In dit artikel gaan wij in op het OGSM kader en hoe project portfolio management daar onlosmakelijk mee verbonden is.

Wat is OGSM

OGSM staat voor Objectives, Goals, Strategies en Measures. Het is een methode dat helpt bij het vertalen van de visie naar begrijpbare taal voor alle medewerkers. Vragen zoals wat de organisatie wil bereiken, hoe dat te doen en in welke snelheid worden beantwoord door strategische doelstellingen (objectives) en doelen (goals). Hieraan worden vervolgens projecten en programma’s (strategies) verbonden. Door de resultaten te meten met KPI’s (measures) wordt het succes van de projecten en programma’s opgevolgd.

Heldere taal voor medewerkers

OGSM wordt steeds meer op afdelingsniveau gebruikt om de vertaalslag van strategie te maken naar heldere en meetbare business plannen. Medewerkers en managers hebben hierdoor een concreet strategisch kader. Ideeën en projecten kunnen daarop getoetst worden zodat de link naar de organisatievisie duidelijk uit te leggen is. Maar wat wordt nou precies bedoeld met de termen Objectives, Goals, Strategies en Measures?

De Objectives moeten aansluiten bij de strategie, kort en helder zijn en een duidelijke focus hebben. Alle stakeholders moeten begrijpen wat de strategische doelstelling is en die op dezelfde manier begrijpen. Een voorbeeld is “marktleider worden in de medicijnenvoorziening van Nederlandse ziekenhuizen”. De objectives blijven nog relatief algemeen en zijn daarom nog te high level om initiatieven daarop concreet te kunnen scoren. De “Goals” zijn een verfijning van de Objectives.

De Goals vertalen de strategische doelstelling naar meetbare doelen. Dat betekent dat de formulering zo moet zijn dat het specifiek, meetbaar, te realiseren, relevant en tijdsspecifiek is (volgens het SMART principe). Elke afdeling kan een eigen vertaalslag maken; net dat is de kracht van het OGSM model. Denk hierbij aan een doel voor de afdeling Sales zoals “een stijging naar 10% marktaandeel tegen het einde van 2020”.  Als richtlijn wordt vaak aangehouden dat een strategische doelstelling vertaald wordt naar 3 tot 4 concrete doelen.

De link tussen OGSM en project portfolio management

Nieuwe initiatieven (“strategies” in de OGSM terminologie) moeten te verbinden zijn met minimaal één van de beschreven goals. Hier komt project portfolio management om de hoek kijken. PPM richt zich op het kiezen van de juiste projecten. Dat is alleen mogelijk als duidelijk is hoe die projecten bijdragen aan deze specifieke doelen. Met het OGSM kader kan elke afdeling of business unit eigen concrete doelen (goals) opstellen zonder de link met de Objectives uit het oog te verliezen.

Door de projecten vervolgens te scoren op deze concrete doelen krijgt het management een erg duidelijk beeld waarom projecten opgepakt moeten worden. Het voordeel van het scoren van projecten op concrete doelen (goals) is dat medewerkers beter begrijpen hoe een bepaald project de afdeling of business unit vooruit helpt maar ook de link naar de bedrijfsbrede doelstellingen (objectives) blijft zien.

Maak je strategie concreet

Kortom, om de juiste projectkeuzes te kunnen maken, is de vertaalslag van overkoepelende strategie naar concrete doelen die medewerkers op afdelingsniveau begrijpen, erg belangrijk. Zonder een duidelijk kader is het komen tot de beste projectensamenstelling een onmogelijke oefening. In project portfolio management speelt het strategische perspectief een belangrijke rol. Inzicht in waarom projecten uitgevoerd (moeten) worden is de sleutel om daadwerkelijk de bedrijfsstrategie te vertalen naar concrete resultaten. Investeer daarom ook voldoende tijd in het cascaderen van je strategie naar alle lagen in de organisatie. Het zal zich dubbel en dwars terugbetalen in het maken van betere keuzes en het sneller realiseren van de ambitie van je organisatie.

Over Bizztracker

Bizztracker is een project portfolio management applicatie in de cloud. Als niche speler in de ppm markt richt ze zich op strategische, operationele en financiele portfolio management functionaliteit om het projectenportfolio succesvol te managen.

Bizztracker biedt je de mogelijkheid om de verschillende niveaus van het OGSM kader in te richten. Op die manier worden projecten op concrete doelen gescoord én is het oprollen naar de hogere strategische doelstellingen mogelijk. Met out-of-the-box strategische rapportages heeft het management daarbij op alle lagen de relevante informatie om keuzes over het projectenportfolio te maken. Meer weten? Neem contact met ons en we vertellen je er graag meer over.

Leave A Comment
*
*