De keuze om een project portfolio management applicatie te implementeren moet net zoals elk initiatief onderbouwd worden: wat is de return on investment (ROI) eigenlijk van een ppm tool? Wat zijn de voordelen en hoe maak je dat financieel? Volgens een studie van Forrester kan de ROI van een project portfolio management applicatie wel 250% zijn. Wij gaan in op vier voordelen om mee te nemen in de business case.
1. Een daling van projecten die nauwelijks iets toevoegen
Project portfolio management helpt bedrijven om projecten te verbinden met de strategie. Waar dat niet of onvoldoende gebeurt, worden projecten uitgevoerd die weinig toevoegen om de strategische doelstellingen te realiseren. Een zonde van de resources die voor deze projecten worden gebruikt.
Daarnaast zorgt een ppm applicatie voor een centraal beeld van alle initiatieven. Dat helpt om te voorkomen dat er verschillende projecten lopen die aan hetzelfde doel werken of erger nog, dat er initiatieven zijn die een tegenstrijdig doel hebben. In organisaties waar er meer dan 20 projecten lopen, is het overzicht vaak al zoek.
Stel dat door het gebruik van een project portfolio management applicatie één project op jaarbasis niet wordt uitgevoerd omdat vooraf al duidelijk is dat het onvoldoende matcht met de strategie of andere lopende projecten, dan wordt al gauw aanzienlijk bespaard door het niet inzetten van een aantal resources op dit project. Dit bedrag zal voor elke organisatie anders zijn, maar bij een gemiddeld project van een half jaar met 4 resources die 25% van hun tijd eraan spenderen, loopt het bedrag al gauw op tot 30 K EUR. Een bedrag dat de organisatie wellicht anders ook kwijt was als het interne resources betreft. Echter, deze resources hadden ingezet kunnen worden voor projecten die wel aanzienlijke waarde opleveren.
2. Minder projecten met kostenoverschrijding
Door de projecten en programma’s financieel goed in de gaten te houden, worden budgetoverschrijdingen snel inzichtelijk. Daarbij is het van belang om de financiële impact van het hele projectenportfolio te evalueren en tijdig in te grijpen. Een goede ppm applicatie geeft inzicht in het budget, de actuals en de geupdate forecast cijfers en zelfs meer als een organisatie daar behoefte aan heeft. Met deze gegevens kan er tijdig keuzes worden gemaakt om projecten extra geld toe te kennen waar dat nodig is, maar ook om projecten on hold te zetten of voortijdig te stoppen.
Uit onderzoek blijkt dat gebruik van een centrale project portfolio management applicatie er gemiddeld 10% minder kostenoverschrijding plaatsvindt. Dat levert bij een projecten portfoliobudget van 2 miljoen euro al snel een besparing van 20 K EUR op. Tel uit je winst als je het hebt over jaarlijkse budgetten die veel hoger zijn. Daarnaast kan de uitgespaarde kosten weer ingezet worden voor nieuwe projecten die waarde toevoegen.
3. Meer projecten die succesvol zijn
Projecten goed uitvoeren is een kunst op zich. Vaak duurt een project langer door een planning die uitloopt, door gebrek aan resources, door onverwachte issues en risico’s. Ook hier geldt dat het uniform rapporteren over het lopende projectenportfolio, zorgt dat er sneller bijgestuurd kan worden door de betrokken managers. Projecten die korter duren, betekent dat de resources op andere activiteiten kunnen worden ingezet die waarde toevoegen. Daarnaast betekent het sneller afronden van een project, dat ook sneller de benefits van dat project gerealiseerd worden. Op basis van onderzoek zorgt een ppm applicatie voor een gemiddelde kortere doorlooptijd van 10%. M.a.w. hierdoor kan een organisatie 10% meer projecten oppakken op jaarbasis en dus meer benefits sneller gaan realiseren. Het kwantificeren hiervan is uiteraard moeilijk, maar het spreekt voor zich dat dit geld oplevert voor een organisatie.
4. Een administratieve besparing
En verder, laat ons niet vergeten welke uitdagingen er zijn om zonder een project portfolio management applicatie tot een overkoepelend, volledig en up-to-date beeld te komen. Bedrijven die dit niet goed op orde hebben, hebben vaak meerdere PMO mensen in dienst om de input van de project- en programma managers te verzamelen en te consolideren. Een besparing van een halve FTE is meer dan realistisch, wat al gauw oploopt tot 30K euro.
Kortom, de business case voor een ppm tool is makkelijk te maken. De kosten voor een goede ppm applicatie zijn niet van die aard dat de genoemde voordelen niet dekkend zijn. Integendeel, het is vaak een fractie van de voordelen dat een organisatie behaalt door te investeren in een solide project portfolio management applicatie dat ingericht is op het proces.