ppm, Ppm software, Project Portfolio Management

Vijf tips voor een succesvolle Proof of Concept

Effectief projectportfolio management wordt ondersteund met een applicatie. Het aanbod is echter groot. Om zeker te weten dat een applicatie past bij de behoeften van jouw organisatie, is meer nodig dan een paar gesprekken en een korte demo. Een Proof of Concept (PoC) kan dan uitkomst bieden: een manier om de software laagdrempelig te ontdekken voor je tot een aankoopbesluit overgaat. Maar hoe zorg je er ervoor dat een PoC succesvol is? Hierbij vijf tips. 

1. Formeer een PoC-team

Begin bij het begin: formeer een PoC-team. Om er zeker van te zijn dat de applicatie optimaal wordt getest, is het belangrijk dat niet alleen de experts van de aanbieder betrokken zijn, maar ook die uit je eigen organisatie. Denk aan zowel technische mensen, zoals de applicatiebeheerder(s), als aan de gebruikers: de mensen die het projectportfolio daadwerkelijk aan het managen zijn en volledig op de hoogte zijn van hoe hun dagelijkse processen verbeterd kunnen worden door een goede oplossing. Zorg dat van elke groep minstens één vertegenwoordiger aanwezig is bij zowel kick-off, review en afsluiting.

2. Formuleer duidelijke doelstellingen

Bespreek vervolgens waarom je de PoC doet. Projectportfolio management is een breed onderwerp, wat betekent dat een organisatie meestal niet alle functionaliteit zal nodig hebben. Bedenk daarom nog vóór de PoC begint waarom je het eigenlijk doet. Dat betekent dat je:

  • een duidelijk idee hebt waar je de applicatie op wil toetsen;
  • vooraf bepaalt hoe je gaat bepalen of de applicatie eraan voldoet;
  • en met alle stakeholders afstemt wat de vervolgstappen zijn na een succesvolle PoC.

3. Bepaal vooraf de vervolgstappen

Als bovenstaande duidelijk is, neem je met de leverancier contact op over wanneer de PoC daadwerkelijk gaat beginnen. Door de PoC te managen als ware het één van je projecten, haal je er zoveel mogelijk uit. Dus: hoe ziet de planning eruit, welke mensen zijn er nodig, wie moet er beschikbaar zijn, tot wanneer loopt de PoC, en – nog het meest belangrijk – wat het einde inhoudt. Voor beide scenario’s is dit belangrijk: als de PoC niet succesvol is, hoe scheiden de wegen dan? En als deze wél succesvol is, zijn er dan nog aanvullende activiteiten nodig? Of kan de oplossing direct worden uitgerold?

4. Hanteer de 80/20-regel

Een belangrijk kenmerk van een PoC is de beperkte duur. Om alles uit de korte periode te halen, is het belangrijk dat deze goed wordt ingericht. Streef daarbij echter niet naar 100, maar 80 procent tevredenheid: die laatste 20 procent vergt namelijk erg veel intern overleg. Dat kan dermate veel tijd vragen dat het ten koste gaat van de tijd dat je medewerkers daadwerkelijk aan de knoppen kunnen zitten. Bedenk bovendien dat als een PoC succesvol is, de overige 20 procent vanzelf zal volgen na officiële ingebruikname van de applicatie.

5. Zorg voor focus

Een PoC moet tot een beslissing leiden, of deze nu positief of negatief is. Het is daarom belangrijk om deze periode effectief te gebruiken: zorg dat alle betrokkenen er voldoende tijd en moeite in steken. Een PoC is niet gratis, en daarom ook geen vrijblijvende activiteit. Uiteindelijk moet er een gedegen besluit over de toegevoegde waarde van de software worden genomen. 

Leave A Comment
*
*