Financial Controlling, Geen categorie, Operational management, ppm, Ppm software, Project Portfolio Management, Strategic Planning

Hoe strategische planning, operationeel management en financiële controle samen zorgen voor resultaat

Organisaties zijn altijd in beweging. Ontwikkelingen op de markt, nieuwe technologie en veeleisende klanten vragen om voortdurende verbetering. Soms zoveel, dat een organisatie zichzelf opnieuw moet uitvinden. Dat is niet erg – zolang de veranderingen dan maar wel tot het gewenste resultaat leiden. In het Bizztracker-model hanteren we drie pijlers, om veranderingen in goede banen te leiden.

Strategische planning

Om initiatieven goed te kunnen beoordelen, moeten deze ten eerste in lijn zijn met de strategische doelstellingen. Het is daarom belangrijk dat deze concreet worden gemaakt voor alle lagen van de organisatie. Dit geeft medewerkers een kader op basis waarvan zij kunnen bepalen of hun projecten passen bij de koers die de organisatie wil varen. Bij veel bedrijven gebeurt dit ook al wel, maar op jaarlijkse basis. En dat is veel te weinig: een succesvolle strategische planning moet constant worden getoetst. Op basis van veranderende marktomstandigheden, maar bijvoorbeeld ook geïmplementeerde projecten, die wel (of totaal niet) succesvol verlopen. Door deze voortdurend te monitoren, is het makkelijker om lopende projecten stop te zetten. Dan is er veel sneller zowel geld als mankracht beschikbaar voor initiatieven die op dat moment interessanter zijn voor de strategie. Kortom: succesvolle strategische planning is alleen mogelijk als deze van feedback vanuit de operatie wordt voorzien.

Operationeel management

De tweede voorwaarde voor succes is het opvolgen van de voortgang van projecten en programma’s. Treden er problemen op? Zijn er (onnodige) risico’s? Staat de business case nog steeds? Wanneer de lopende projecten in het portfolio worden opgevolgd, kan niet alleen op tijd worden bij gestuurd, maar ook worden bepaald of ze nog wel de juiste initiatieven zijn waarmee een organisatie zijn doel kan bereiken. Bij te veel organisaties wordt het wijzigen van het projectenportfolio binnen een budgetcyclus nog gezien als slecht management. Het tegendeel is waar: het betekent juist dat het projectportfolio management krachtig is. Bedrijven die durven in te grijpen en snel reageren op ontwikkelingen zijn juist voorlopers in hun sector. Concreet, operationeel management van alle projecten gaat niet alleen over het beheren van lopende projecten, maar ook over evaluatie van de strategische waarde van ieder initiatief.

Financiële controle

Last, maar zeker niet least, is de financiële controle van nieuwe en lopende initiatieven. Bij een nieuw voorstel begint dat met een business case. Dus: wat levert het op, welke kosten worden verwacht, wat is de huidige nettowaarde? En hoe snel is de investering terug te verdienen? Zodra een project groen licht krijgt en wordt uitgevoerd, is het belangrijk dat de actuele cijfers telkens langs die business case worden gelegd. Op die manier kunnen budgetten op project-, programma- en portfolioniveau worden geëvalueerd. En dat klinkt misschien als een simpele klus, maar het kost een hoop tijd. Er is binnen veel organisaties geen uniform proces om veranderinitiatieven voor monitoring in goede banen te leiden. Wanneer de verantwoordelijke managers goed inzicht hebben in hoe het projectenportfolio er financieel voor staat, is het makkelijker om te zorgen dat de juiste projecten binnen budget blijven. Samen met de operationele status van lopende projecten en inzicht in hoe initiatieven aan strategische doelen bijdragen, is er genoeg informatie om te zorgen dat verandering te managen is.

Meer weten?

De Bizztracker-applicatie centraliseert gegevens over projecten, programma’s en portfolio’s, en creëert maximaal inzicht voor alle managers die verantwoordelijk zijn voor een (sub)portfolio. Met dit overkoepelend perspectief over de projecten heen faciliteert de applicatie beter management van het portfolio. Dat maakt een daadwerkelijk succesvolle vertaling van de strategie naar concrete resultaten mogelijk. 

Leave A Comment
*
*