In een eerder artikel legden we uit hoe programma’s, projecten en portfolio’s zich tot elkaar verhouden, en waar vervolgens het beste met project portfolio management kan worden begonnen. Welke voordelen levert bedrijven dat eigenlijk op? 

1. Slimmere besluitvorming

Eén van de meest evidente voordelen van projectportfolio management is betere besluitvorming. Logisch: alle gegevens over projecten en programma’s zijn gecentraliseerd en gevisualiseerd beschikbaar. Daarnaast zijn initiatieven gelinkt aan strategische doelstellingen en ingedeeld in categorieën die voor het bedrijf van belang zijn. Zo wordt het veel gemakkelijker om projecten te prioriteren, en besluiten vanuit strategisch, financieel en operationeel perspectief te onderbouwen.

2. Grotere kans op slagen

Bovendien vergroot projectportfolio management de kans dat projecten slagen. Want bij veel organisaties is het aan de orde van de dag: projecten die mislukken als gevolg van budgetoverschrijding, slechte planning, gebrek aan duidelijke scope, technische beperkingen, het ontbreken van een duidelijke link met de strategie en een algemeen gebrek aan overzicht. Dit wel hebben zorgt voor een wereld van verschil. Uit onderzoek van het Project Management Institute (PMI)blijkt dat goed projectportfolio management kan zorgen voor minstens 30 procent meer gelijktijdige projecten, mits ondersteund door applicaties met functies voor strategische planning, financiële controlling en operationeel management. In sommige organisaties daalt de kans op falen daardoor met wel 60 procent!

3. Beter risicomanagement

Het is belangrijk dat binnen één portfolio de risico’s in balans zijn. Bij te veel risico wordt de kans van slagen op zijn minst onvoorspelbaar, en kan het zijn dat er helemaal niets wordt bereikt. Aan de andere kant moet er ook weer niet te weinig risico zijn, want dat kan leiden tot moeilijk in te lopen achterstand op de competitie. Het is daarom belangrijk dat organisaties een risiconiveau kiezen dat bij hun organisatie past. Projectportfolio management maakt dit ook gemakkelijk voor bedrijven: ze hebben voldoende inzicht in de beschikbare resources, up-to-date inzicht in de projectstatus, enzovoort: allemaal zaken die normaliter zorgen voor budgetoverschrijding. Forrester becijferde dat budgetoverschrijding met gemiddeld 10 procent wordt teruggebracht door gebruik van projectportfolio managementapplicaties.

4. Snellere projectdoorlooptijden

Maar het blijft niet bij enkel het beperken van budgetoverschrijdingen. Door project portfoliomanagement worden namelijk ook de doorlooptijden van projecten substantieel verkort: eveneens met gemiddeld 10 procent. Een gestructureerd proces dat periodiek de plaats van een project in het grotere portfolio evalueert, helpt bij het sneller nemen van beslissingen, wat de projectflow optimaliseert. Een kortere doorlooptijd zorgt er bovendien ook voor dat de individuele bijdrage van projecten aan de strategie toeneemt. Op die manier vergroten bedrijven de voorsprong op de concurrentie.

5. Transparantie en betere communicatie

Bij de meeste bedrijven is Excel de grote vriend. Een begrijpelijke keuze, want de applicatie is enorm krachtig. Echter is deze niet ontworpen als tool om in samen te werken. Daardoor circuleren er vaak al heel snel diverse projectlijsten, allemaal in een eigen vorm, en is het zoeken naar dat ene, alles overstijgende overzicht dat altijd bijgewerkt is. Transparantie over het projectportfolio is cruciaal om de juiste besluiten te kunnen nemen, maar ook om lopende projecten goed te kunnen managen. Toegang tot de diverse initiatieven op een centrale locatie versimpelt niet alleen rapportage over het projectportfolio, maar verhoogt tegelijkertijd het begrip van werknemers over waar de organisatie zich mee bezig houdt. Dat is een groot goed!

Leave A Comment
*
*